POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
Chez EBTrans, nous prenons très au sérieux les questions de confidentialité. Nous avons élaboré cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité« ) afin de rappeler et définir clairement notre engagement permanent afin de protéger votre vie privée et expliquer comment nous recueillons, utilisons et divulguons vos données à caractère personnel dans le cadre de vos interactions avec les entités françaises du groupe EBTrans (ci-après le « Groupe », « EBtrans »).
La présente Politique de Confidentialité est émise pour l’ensemble du Groupe par la société E.B. TRANS SA une société établie au 6 avenue de l’Europe, L-4802 Lamadelaine, dont le numéro d’inscription est le B38281.
Aux fins de la présente Politique de Confidentialité, chaque entité du Groupe EBTrans (« nous », « notre », « nos ») peut être considérée comme un responsable du traitement au sens des lois applicables en matière de protection des données (c’est-à-dire l’organisation qui détermine pourquoi et comment traiter vos données à caractère personnel), lorsque cette entité traite vos données dans le cadre de ses interactions avec vous ou lors de la fourniture de services ou de produits à votre attention.
Tout traitement effectué par EBTrans est fait conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris, mais sans s’y limiter, au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).
Dans le cadre de la Politique de Confidentialité, nous utilisons les termes suivants au sens des lois applicables en matière de protection des données :
« données à caractère personnel » ce qui signifie toute information permettant l’identification directe ou indirecte d’une personne physique ;
« traitement » ce qui signifie toute opération effectuée en relation avec ces données à caractère personnel (par exemple, la collecte, le stockage et le transfert de données) ;
« personnes concernées », « vous » et « vos » désignent les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées par EBTrans, ou les personnes associées à vous ou à nos clients, fournisseurs, partenaires commerciaux, contacts et tout autre tiers sur lequel nous pouvons collecter des données à caractère personnel.
Article 1. Collecte de données à caractère personnel
1.1. Quand est-ce que nous collectons vos données personnelles ?
Nous pouvons collecter, stocker et de manière générale traiter les données à caractère personnel relatives à des personnes ayant des interactions avec les entités d’EBTrans, y compris lorsque nous vous fournissons des services ou des produits en tant que client, lorsque
vous nous fournissez des services en tant que fournisseur, lorsque vous nous contactez ou nous demandez des informations, lorsque nous échangeons des informations ou interagissons, etc.
1.2. Comment est-ce que nous obtenons vos données à caractère personnel ?
- Nous collectons des informations vous concernant dans le cadre de nos processus d’acceptation commerciale et si nécessaire dans le cadre de la fourniture de services de transport, de logistique, de maintenance d’équipements ou autres ;
- Nous collectons des informations à votre sujet lorsque vous nous les fournissez ou lorsque vous interagissez directement avec nous, par exemple lorsque vous communiquez avec notre personnel ou avec nous ;
- Nous pouvons collecter ou recevoir des informations vous concernant par d’autres sources, par exemple de manière à tenir à jour les coordonnées que nous détenons déjà sur vous en utilisant des sources publiques disponibles.
Lorsque nous recevons les données à caractère personnel d’un tiers de manière indirecte (ex. un employeur pour le compte de ses salariés), les personnes qui fournissent ces données à caractère personnel à EBTrans s’engagent à le faire en respectant les lois
applicables en matière de protection des données et, en particulier, s’engagent à informer ce tiers du traitement effectué par EBTrans et, le cas échéant, à lui fournir cette Politique de Confidentialité.
1.3. Mise à jour des données à caractère personnel
Nous nous efforcerons de garder à jour les données à caractère personnel qui sont en notre possession ou sous notre contrôle.
Les personnes concernées qui fournissent des données à caractère personnel sont toutefois tenues de nous informer rapidement de toute modification de leurs données à caractère personnel.
1.4. Refus de fournir vos données à caractère personnel
Vous avez le droit de refuser de nous fournir vos données à caractère personnel, mais vous êtes informés que le fait de ne pas nous fournir certaines données à caractère personnel spécifiques (par exemple, les données demandées lorsque vous achetez ou utilisez nos produits ou services) pourrait malheureusement nous empêcher d’interagir avec vous, de vous fournir nos services, de conclure un contrat avec vous ou de maintenir avec vous un contrat en cours.
Article 2. Types de données à caractère personnel traitées
Nous souhaitons être très transparents sur la manière dont nous traitons des données à caractère personnel et les raisons de ce traitement. La présente section va vous fournir plus d’informations à ce sujet :
2.1. Les clients et les personnes associées aux clients :
– Collecte de vos données à caractère personnel :
Nous demandons à nos clients de nous fournir les données à caractère personnel dont nous avons besoin pour l’exécution de notre processus d’acceptation commerciale et pour l’exécution des services demandés. Nous pouvons parfois traiter des données à caractère
personnel de clients et de personnes liées à des clients (employés, préposés, gérants, etc.) reçues d’une tierce personne ou de sources publiques.
– Types de données à caractère personnel traitées :
- des informations d’identification (comme le prénom, le nom de famille, la date et le lieu de naissance, le sexe, une photo, une copie de la pièce d’identité) ;
- des coordonnées professionnelles (comme les numéros de téléphone et de fax, adresse électronique, pays de résidence) ;
- des informations financières (telles que l’identification et le numéro de compte bancaire, le numéro de carte de crédit, le nom du titulaire de la carte lié à la facturation) ;
- les types de services et/ou de produits reçus ou fournis ;
- d’autres détails à caractère personnel pertinents (tels que la nationalité, la citoyenneté, le titre du poste, la fonction au sein d’une société, la langue préférée, la plaque d’immatriculation) ;
- des images de caméras de surveillance vidéo ;
- toute autre donnée à caractère personnel relative à la fourniture des services d’ EBTrans à ses clients
Dans certains cas, les données à caractère personnel que nous recueillons peuvent être considérées comme relevant d’une catégorie spécifique de données à caractère personnel en vertu des lois applicables en matière de protection des données (telles que les données à caractère personnel relatives à la santé qui pourraient être collectées dans le cadre de dossiers d’assurance). Ces données à caractère personnel seront traitées en conformité avec les lois applicables pour répondre à toute exigence légale ou réglementaire que nous pourrions avoir ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits légaux ou lorsque les tribunaux agissent en leur qualité judiciaire.
2.2. Contacts d'affaires, clients potentiels et autres contacts :
– Collecte de vos données à caractère personnel :
Les données à caractère personnel de contacts commerciaux et de contacts potentiels qui ne sont pas encore des clients d’EBTrans et ne nous fournissent pas de services sont stockées par EBTrans dans une base de données et sont traitées comme décrit cidessous.
La plupart des données à caractère personnel que nous traitons en relation avec les contacts commerciaux et les contacts potentiels sont des informations qui nous sont sciemment fournies par ces personnes concernées (par exemple lorsqu’elles donnent une carte de visite à un membre d’EBTrans ou lorsqu’elles nous contactent pour obtenir des informations ou demander une offre pour nos services). Toutefois, dans certains cas, nous pouvons être amenés à traiter des données à caractère personnel reçues d’une tierce personne ou accessibles sur des sources publiques
– Types de données à caractère personnel traitées :
- des informations d’identification (comme le prénom, le nom de famille) ;
- des coordonnées professionnelles (comme les numéros de téléphone et de fax, l’adresse électronique) ;
- d’autres détails professionnels pertinents (tels que la nationalité, la langue préférée, le titre du poste, la fonction au sein d’une société) ;
- toute autre donnée personnelle en relation avec la conduite des affaires d’EBTrans
Dans certains cas, les données à caractère personnel que nous collectons peuvent être considérées comme relevant d’une catégorie spécifique de données à caractère personnel en vertu des lois applicables en matière de protection des données (telles que les données à caractère personnel relatives à la santé qui pourraient être collectées dans le cadre d’un dossier d’assurance qui vous concerne). Ces données à caractère personnel seront traitées en conformité avec les lois applicables pour répondre à toute exigence légale ou réglementaire que nous pourrions avoir ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits légaux ou lorsque les tribunaux agissent en leur qualité judiciaire.
Article 3. Fournisseurs, y compris les consultants indépendants :
– Collecte de vos données à caractère personnel :
Nous pouvons collecter des données à caractère personnel auprès de nos fournisseurs, des personnes liées à nos fournisseurs (employés, personnes de contact) et des consultants indépendants.
La plupart des données à caractère personnel que nous traitons concernant ces derniers sont des informations qui nous sont sciemment fournies par eux. Toutefois, dans certains cas, nous pouvons être amenés à traiter les données à caractère personnel de personnes liées aux fournisseurs (par exemple, lorsqu’un fournisseur qui est une entité nous fournit les coordonnées d’un de ses employés).
Les prestataires de services externes qui traitent des données en notre nom sont contractuellement tenus à une confidentialité stricte conformément à l’art. 28 du RGPD.
– Types de données à caractère personnel traitées :
- des informations d’identification (comme le prénom, le nom de famille) ;
- des coordonnées professionnelles (comme les numéros de téléphone et de fax, l’adresse électronique) ;
- d’autres détails professionnels pertinents (tels que le titre du poste, la fonction au sein d’une société) ;
- toute autre donnée personnelle en relation avec la gestion par EBTrans de ses fournisseurs.
Article 4. Bases légales des traitements des données à caractère personnel
Nous ne traiterons les données à caractère personnel que si nous avons une raison légale de le faire. La base légale pour les traitements de données à caractère personnel que nous effectuons sera toujours l’une des suivantes, en fonction du traitement visé, de la nature des données à caractère personnel et des personnes concernées :
- le traitement est nécessaire afin que EBTrans prenne des mesures précontractuelles suite à votre demande avant de conclure un contrat avec vous ou pour l’exécution de toute obligation contractuelle envers vous ;
- le traitement est nécessaire afin qu’EBTrans soit en mesure d’exécuter ou d’assurer une obligation la concernant conformément à la loi ou à toute décision d’une autorité publique, pour nous permettre de nous conformer à nos obligations commerciales, fiscales et réglementaires applicables et de répondre aux demandes et aux exigences des autorités publiques et des organismes de contrôle professionnels ;
- le traitement est nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense d’une action en justice ou d’une procédure ;
- le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime poursuivi par nous ou par un tiers, tel que, mais sans s’y limiter :
– fournir et améliorer nos services à nos clients ;
– vous fournir les informations que vous avez demandées ;
– promouvoir nos services, y compris en envoyant des informations sur nos services et produits à nos clients ;
– gérer et administrer notre relation avec vous (par exemple envoi de factures, etc.) :
- vous avez donné votre consentement préalable, lorsque la loi l’exige, au traitement de vos données à caractère personnel et votre consentement a été obtenu conformément aux lois applicables, par exemple pour vous envoyer des communications commerciales (invitations aux événements et informations sur nos services).
Aucune décision automatisée ne sera prise concernant les données à caractère personnel traitées.
Article 5. Destinataires des données à caractère personnel
Pour atteindre les objectifs susmentionnés, nous pouvons être amenés à divulguer des données à caractère personnel aux catégories de destinataires suivants :
- partenaires commerciaux ;
- autres entités du Groupe EBTrans ;
- clients ;
- fournisseurs ;
- prestataires de services externes ;
- sous-traitants ;
- conseillers professionnels et auditeurs (notamment : avocats, notaires, commissaires aux comptes, assureurs) ;
- acheteurs ou vendeurs de nos actifs et entités liées à EBTrans, le cas échéant ;
- membres d’organismes publics, d’autorités administratives ou judiciaires et d’organes de contrôle, le cas échéant.
Nous vous informons que certains des destinataires susmentionnés peuvent se trouver en dehors du territoire de l’Espace Économique Européen dans des pays qui n’offrent pas un niveau de protection équivalent à celui assuré dans l’Union Européenne. Tout transfert de données à caractère personnel à ces destinataires sera, selon la nature du transfert :
- couvert par des garanties appropriées telles que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, auquel cas vous pouvez en obtenir une copie en nous contactant ; ou
- autrement autorisé en vertu de la loi sur la protection des données, selon le cas, dans la mesure où ce transfert est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu dans votre intérêt ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits légaux ou pour l’exécution d’un contrat entre vous et nous.
Article 6. Conservation des données à caractère personnel
EBTrans ne conservera vos données à caractère personnel que pour le temps nécessaire à la réalisation de l’activité de traitement concernée et/ou pour la période de conservation autorisée ou requise par les lois applicables.
De manière générale, les données à caractère personnel contenues dans la base de prospection active sont conservées trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact.
Pour plus d’information les critères de calcul des durées de conservation, n’hésitez pas à contacter le DPO du Groupe EBTrans aux coordonnées indiquées ci-dessous.
Article 7. Mesures de sécurité techniques et organisationnelles
S’assurer que les données à caractère personnel sont protégées de manière appropriée contre leur perte, leur utilisation abusive ou les violations de données est une priorité absolue pour EBTrans. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et
organisationnelles adéquates, telles que, selon l’équipement, la protection par mot de passe, des verrous physiques, etc., pour assurer un niveau de sécurité approprié aux risques représentés par le traitement et à la nature des données à caractère personnel à protéger.
L’accès aux données à caractère personnel est autorisé aux employés d’EBTrans dans le seul but d’exercer leurs fonctions professionnelles. Ils sont soumis à une obligation de confidentialité et bénéficient notamment d’une formation et d’une documentation appropriée afin d’améliorer leurs compétences pratiques et leurs connaissances en matière de protection des données.
Article 8. Vos droits
S’assurer que les données à caractère personnel sont protégées de manière appropriée contre leur perte, leur utilisation abusive ou les violations de données est une priorité absolue pour EBTrans. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et
organisationnelles adéquates, telles que, selon l’équipement, la protection par mot de passe, des verrous physiques, etc., pour assurer un niveau de sécurité approprié aux risques représentés par le traitement et à la nature des données à caractère personnel à protéger.
L’accès aux données à caractère personnel est autorisé aux employés d’EBTrans dans le seul but d’exercer leurs fonctions professionnelles. Ils sont soumis à une obligation de confidentialité et bénéficient notamment d’une formation et d’une documentation appropriée afin d’améliorer leurs compétences pratiques et leurs connaissances en matière de protection des données.
8.1. Lorsqu’EBTrans collecte et traite vos données, vous bénéficiez de plusieurs droits que vous pouvez exercer directement auprès d’EBTrans :
- Un droit d’accès. Le droit pour toute personne d’obtenir des informations sur les traitements mis en œuvre par EBTrans ou la communication de toutes les informations la concernant détenues par les entités du Groupe.
- Un droit de rectification. Le droit pour toute personne d’obtenir la rectification des informations inexactes ou incomplètes la concernant détenues par EBTrans.
- Un droit à l’effacement des données. Le droit pour toute personne d’obtenir l’effacement de ces informations lorsque leur traitement n’est plus nécessaire aux fins décrites ci-dessus, lorsque le traitement n’est pas ou plus licite pour quelque raison que ce soit, lorsque vous avez retiré votre consentement au traitement conformément aux lois applicables, lorsque l’effacement est nécessaire pour
respecter les lois applicables ou lorsque vous vous opposez au traitement en raison de l’absence de tout motif primordial et légitime pour ce traitement. - Un droit d’opposition. Le droit d’opposition pour toute personne à s’opposer, pour des motifs légitimes, à un traitement basé sur un intérêt légitime d’EBTrans.
- Un droit de limitation du traitement. Le droit de faire suspendre un traitement notamment lorsque vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel.
- Un droit à la portabilité des données. Le droit d’obtenir que ses données à caractère personnel soient transmises dans un format structuré, à vous-même ou directement à un autre responsable de traitement, lorsque cela est techniquement possible.
- D’un droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractèrepersonnel après votre décès.
- Un droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données, dont la liste est disponible à l’adresse suivante https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.
8.2. Pour exercer vos droits, nous vous invitons à adresser votre demande à EBTrans, aux coordonnées indiquées ci-dessous.
EBTrans répondra aux plaintes individuelles et aux questions relatives à la protection de la confidentialité, enquêtera et tentera de traiter et résoudre toutes les plaintes.
Nous ne pourrons répondre favorablement aux demandes décrites ci-dessus relatives au droit d’opposition, au droit d’effacement et au droit de restriction uniquement si celles-ci ne se heurtent pas à ou ne contredisent pas une obligation légale d’EBTrans (par exemple
l’obligation légale de conserver les données à caractère personnel correspondantes) ou en raison de tout autre obstacle qui pourrait justifier qu’EBTrans ne soit pas en mesure d’accéder à ces demandes. EBTrans s’engage à traiter chaque demande gratuitement et
dans un délai raisonnable (en aucun cas supérieur à 1 mois).
Pour plus d’informations concernant l’exercice de vos droits, nous vous invitons à consulter les liens suivants :
- Pour la France : https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits ;
- Pour la Belgique : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/professionnel/rgpd-/droits-des-citoyens;
- Pour le Luxembourg : https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/vos-droits.html
Article 9. Modification de la présente Politique de Confidentialité
EBTrans se réserve le droit de modifier et/ou de compléter la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Dans ce cas, vous serez avisé par email ou par toute autre méthode choisie par nous et autorisée par la loi applicable.
Article 10. Contact et renseignements
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou à propos de cette Politique de Confidentialité, EBTrans dispose d’un Délégué à la Protection des Données pouvant être contacté :
– par email : (FR) dpofrance@ebtrans.com ou (BELUX) dpobelux@ebtrans.com
– en écrivant à l’adresse suivante : DPO EBTrans, le Fonteny, 44220 Couëron, FR
Cette Politique de Confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 30 janvier 2025.
